Obsługa po godzinach
Kto odbierze telefon, gdy firma jest zamknięta?
Klienci dzwonią wieczorem, w weekend i w dni wolne. Marta może odebrać, odpowiedzieć na to, co zatwierdzisz, i zapisać prośbę, zanim zespół wróci do pracy.
Zamknięte drzwi nie muszą oznaczać zamkniętego telefonu.
Podczas rozmowy poznasz sposób działania Marty. Scenariusze dla Twojej firmy przygotujemy indywidualnie podczas wdrożenia.
Poza godzinami
Firma śpi, a klient właśnie ma wolną chwilę.
Część klientów załatwia sprawy po pracy: wieczorem, w sobotę, w przerwie. To zwykle chwila, w której dzwonią do firm, a w firmie nikogo nie ma.
- Dzwoni o dwudziestej.
- Dzwoni w sobotę rano.
- Dzwoni w dzień wolny.
- Dzwoni, zanim otworzycie.
- Dzwoni w święto.
To inny problem niż telefon bez odpowiedzi w środku dnia. Tutaj nikogo nie ma w pracy i tak ma być. Pytanie brzmi, co usłyszy klient.
Godziny pracy
Cztery sytuacje, cztery zasady rozmowy.
Po godzinach to nie jeden scenariusz. Marta może rozmawiać inaczej wieczorem, a inaczej przed otwarciem. Zasady ustalamy z Tobą.
To przykłady. Podział godzin, zasady i sposób zapisywania próśb zależą od konfiguracji w Twojej firmie.
- Wieczór
Firma jest już zamknięta
Marta podaje godziny otwarcia, odpowiada na częste pytania i zapisuje prośbę o kontakt na kolejny dzień pracy.
- Weekend
Zespół wraca w poniedziałek
Marta mówi, kiedy będziecie dostępni, i zbiera sprawy, które mogą poczekać.
- Przed otwarciem
Za chwilę zaczynacie
Dzwoniący dowie się, od której godziny można zadzwonić albo przyjść.
- Sprawa pilna
Według Waszej polityki
Czy i jak zgłosić pilną sprawę po godzinach, ustalamy z Tobą. Marta trzyma się zatwierdzonej zasady i nie obiecuje reakcji, której nie macie.
Zakres
Czym Marta zajmuje się po zamknięciu.
Podaje zatwierdzone godziny
Godziny otwarcia, dni wolne i informacje, od kiedy znów można do Was dotrzeć.
Odpowiada na stałe pytania
Adres, zasady, zakres usług. Tylko to, co wcześniej zatwierdzisz.
Zapisuje prośby
Imię, numer i krótki opis sprawy, żeby zespół wiedział, czym zająć się rano.
Wyjaśnia, kiedy ktoś będzie dostępny
Dzwoniący nie zostaje z ciszą, tylko z jasną informacją, czego się spodziewać.
Co mówią dzwoniący
Pytania, które padają po zamknięciu.
Zwykle są proste, a odpowiedź da się przygotować wcześniej.
- Do której dzisiaj pracujecie?
- Czy jesteście otwarci w sobotę?
- Czy mogę przyjechać jutro rano?
- Czy ktoś może oddzwonić w poniedziałek?
- Mam pilną sprawę. Co mam zrobić?
Na pytania spoza zatwierdzonej wiedzy Marta nie wymyśla odpowiedzi. Może zapisać prośbę o kontakt.
Bez obietnic
Czego po godzinach Marta nie obiecuje.
Marta
- Podaje godziny i zasady, które zatwierdzisz
- Odpowiada na powtarzalne pytania
- Po konfiguracji zapisuje prośby o kontakt
- Mówi wprost, że jest asystentką AI
Zostaje po stronie ludzi
- Pomoc w sytuacjach awaryjnych: Marta nie zastępuje służb ani dyżuru
- Gwarantowane oddzwonienie o określonej porze
- Obsługa całodobowa w każdej konfiguracji
- Decyzje poza zatwierdzoną polityką
Całodobowa obsługa nie jest domyślnym założeniem. To, w jakich godzinach Marta odbiera, wynika z konfiguracji numeru i ustaleń z Tobą.
Zadzwoń i usłysz Martę.
Zadzwoń lub poproś o telefon. To demonstracja sposobu działania Marty. Zasady rozmów po godzinach przygotowujemy dopiero podczas wdrożenia.
Ustalenia
Co musimy uzgodnić o Twoich godzinach?
- Godziny otwarcia i dni wolne
- Co mówić w święta i podczas urlopów
- Pytania, na które można odpowiedzieć bez człowieka
- Jak traktować sprawy pilne
- Jak zespół dowiaduje się o zapisanych prośbach
- Kiedy numer ma przechodzić do Marty
Zasady spisujemy razem.
Wdrożenie
Zasady po godzinach spisujemy za Ciebie.
Opowiedz, kiedy zamykacie i czego dotyczą telefony po zamknięciu. My zamienimy to w rozmowy.
Poznajemy Wasz rytm pracy
Godziny, dni wolne, sezonowość i to, co klienci pytają najczęściej.
Przygotowujemy zasady rozmów
Co Marta mówi, co zapisuje i jak traktuje sprawy pilne według Waszej polityki.
Sprawdzamy, kiedy numer trafia do Marty
Ustalamy z Wami, jak połączenia po godzinach mają do niej docierać, i testujemy to przed startem.
Zobacz też
Powiązane strony
- Nieodebrane połączeniaGdy zespół nie może podnieść słuchawki w ciągu dnia, Marta odbiera za Was i po konfiguracji zbiera, czego potrzebuje klient.
- Przekierowanie połączeńJak podłączyć numer firmowy do Marty i co sprawdzamy w Waszej telefonii, wyjaśnione po ludzku.
- Checklista przed wdrożeniem recepcjonistki AIPytania, na które warto odpowiedzieć, zanim zdecydujesz, jak odbierać telefony w firmie.
- Hotele i pensjonatyMarta odpowiada gościom na pytania o dojazd, parking i zasady pobytu oraz zapisuje prośby dla recepcji.
- Zarządcy nieruchomościMarta przyjmuje zgłoszenia od mieszkańców i porządkuje je według procedur zarządcy.
Demo na żywo
Nie czytaj o Marcie. Zadzwoń do niej.Najlepsze demo? Porozmawiaj z Martą.
Zadzwoń jak zwykły klient. Zapytaj o usługę, cenę albo poproś o pomoc.Wpisz swój numer. Marta zadzwoni do Ciebie i pokaże Ci, jak rozmawia z klientami.
Podaj numer, a Marta zadzwoni do Ciebie.
Podczas rozmowy poznasz sposób działania Marty. Scenariusze dla Twojej firmy przygotujemy indywidualnie podczas wdrożenia.
FAQ
Pytania o rozmowy po godzinach
- Czy to oznacza obsługę całodobową?
- Nie zakładamy tego z góry. Marta odbiera wtedy, gdy numer jest do niej skierowany, a zakres godzin ustalamy podczas wdrożenia.
- Czy Marta zajmie się sprawą pilną?
- Zastosuje zasadę, którą zatwierdzisz, na przykład poda numer dyżurny albo zapisze prośbę. Nie jest służbą ratunkową i nie obiecuje natychmiastowej reakcji.
- Czy klient dostanie oddzwonienie?
- Marta zapisuje prośbę. Czy i kiedy ktoś oddzwoni, zależy od Waszej organizacji pracy. Nie obiecujemy oddzwonień o konkretnej porze.
- Czym to się różni od nieodebranych połączeń w ciągu dnia?
- Po godzinach wiadomo, że nikt nie odbierze, więc rozmowa ma inny cel: poinformować i zapisać sprawę. W ciągu dnia Marta wspiera zespół, który chwilowo nie może rozmawiać.
- Jak numer trafia do Marty po godzinach?
- Zależy od Waszego operatora, telefonu lub centrali. Sprawdzamy to na początku wdrożenia, bo nie każdy układ pozwala przekierować połączenia według godzin.
- Ile to kosztuje?
- Wycena jest indywidualna i zależy od zakresu godzin oraz zasad, które ustalimy.
Po godzinach klient też ma pytania.
Opowiedz nam, kiedy zamykacie. Resztę ustawimy razem.
Zapytaj o indywidualne wdrożenie