HejMarta

Dla zarządców nieruchomości

Asystent telefoniczny AI dla zarządcy nieruchomości

Mieszkańcy dzwonią w sprawie windy, ogrzewania, hałasu i rozliczeń, często w tym samym momencie. Marta przyjmuje zgłoszenia, zbiera adres i opis, a sprawy porządkuje według procedur, które razem ustalimy.

Marta nie interweniuje. Przyjmuje zgłoszenie tak, by właściwa osoba dostała je kompletne.

Zadzwoń do Marty

Wpisz swój numer, a Marta zadzwoni do Ciebie.

Marta zadzwoni na podany numer, aby zaprezentować działanie HejMarta. Podaj własny numer lub numer, do którego masz uprawnienie. Rozmowa jest nagrywana. Numer nie będzie wykorzystywany do niezamówionych działań marketingowych. Polityka prywatności

Podczas rozmowy poznasz sposób działania Marty. Scenariusze dla Twojej firmy przygotujemy indywidualnie podczas wdrożenia.

Telefon mieszkańca

Jedna linia, kilkadziesiąt budynków i różne rodzaje spraw.

Do zarządcy dzwonią mieszkańcy z prośbami o różnej wadze. Brak światła na klatce to nie to samo, co pytanie o termin zebrania, ale przy zwykłym telefonie obie sprawy czekają w tej samej kolejce i trafiają do tej samej osoby.

  • Awaria windy w poniedziałek rano.
  • Pytanie o rozliczenie, które można załatwić mailem.
  • Zgłoszenie z numerem mieszkania i bez adresu budynku.
  • Telefon wieczorem, gdy biuro jest zamknięte.

Gdy każde zgłoszenie wygląda tak samo, trudniej zauważyć to, które nie może poczekać.

Przyjęcie zgłoszenia

Od telefonu do zgłoszenia, które da się obsłużyć.

Procedurę układamy z zarządcą. Przykładowy przebieg wygląda tak:

  1. Ustalenie, o jaki budynek chodzi

    Adres, klatka, lokal. Bez tego zgłoszenie nie ma gdzie trafić.

  2. Opis sprawy własnymi słowami

    Marta pozwala opowiedzieć problem i dopytuje o to, czego brakuje.

  3. Przypisanie rodzaju

    Sprawa rutynowa albo taka, którą Twoja procedura uznaje za pilną.

  4. Powiedzenie, co dalej

    Zgodnie z uzgodnioną procedurą: zgłoszenie przyjęte, ktoś się odezwie, albo komunikat dla spraw pilnych.

  5. Przekazanie zgłoszenia

    Zapis trafia do osoby wskazanej w procedurze w uzgodniony sposób.

Gdy chodzi o bezpieczeństwo

Marta nie ocenia zagrożenia ani nie interweniuje. Dla spraw, które Twoja procedura uznaje za pilne, może przekazać zatwierdzony komunikat, na przykład o numerze alarmowym, i zapisać zgłoszenie dla dyżurnej osoby.

Pora dnia

Co dzieje się ze zgłoszeniem, zależnie od tego, kiedy dzwoni mieszkaniec.

Te zasady ustalamy z zarządcą. Poniżej przykładowy podział, który może się różnić w Twojej firmie.

Nie obiecujemy czasu reakcji. Ustalają go ludzie i procedury zarządcy.

  1. W godzinach pracy

    Zgłoszenie trafia do biura

    Marta przyjmuje zgłoszenie, gdy linia jest zajęta, i przekazuje je właściwej osobie.

  2. Po godzinach

    Zgłoszenie czeka na rano albo na dyżur

    Zależnie od uzgodnień: zapis dla biura lub przekazanie osobie dyżurnej.

  3. Weekend i święta

    Obowiązuje taki sam podział

    Marta informuje, czy ktoś dyżuruje, tylko jeśli zarządca to ustali i potwierdzi.

  4. Powtórne zgłoszenie

    Marta odnotowuje, że sprawa wróciła

    Jeśli mieszkaniec dzwoni po raz kolejny w tej samej sprawie, zapis to uwzględnia.

Granice

Czego asystent nie robi w nieruchomości.

Marta robi

  • Przyjmuje zgłoszenie i zbiera adres oraz opis
  • Rozróżnia sprawy według zasad zarządcy
  • Podaje zatwierdzone informacje, na przykład godziny biura
  • Zapisuje i przekazuje zgłoszenie

Zostaje u zarządcy

  • Interwencja w razie awarii lub zagrożenia
  • Ocena, czy usterka jest niebezpieczna
  • Rozstrzyganie sporów i rozliczeń
  • Zlecanie prac firmom zewnętrznym bez uzgodnionej procedury

Marta nie jest usługą awaryjną i nie zapewnia reakcji w żadnym czasie.

Przekazanie

Dokąd trafia zgłoszenie.

Sposób przekazania ustalamy dla Twojej organizacji. Możliwe są różne ścieżki, zależnie od tego, jak pracują administratorzy.

Biuro w ciągu dnia

  1. Mieszkaniec dzwoni
  2. Marta przyjmuje zgłoszenie
  3. Zapis dla administratora budynku

Sprawa pilna wg procedury

  1. Mieszkaniec dzwoni
  2. Marta rozpoznaje sprawę z listy
  3. Komunikat i zgłoszenie do osoby dyżurnej

Konkretne kanały powiadamiania są przedmiotem uzgodnień i testów. Nie zakładamy ich z góry.

Wdrożenie

Zarządca opisuje procedury, a Marta dostaje je w gotowej formie.

Nie projektujesz rozmów sam. Webfast Studio przekłada Twoje procedury na rozmowy i sprawdza je razem z Tobą.

  1. Spisujemy rodzaje zgłoszeń

    Z Twoich doświadczeń: co mieszkańcy zgłaszają najczęściej i co jest pilne.

  2. Ustalamy podział i komunikaty

    Które sprawy są rutynowe, które pilne, i co mówi Marta w każdym przypadku.

  3. Testujemy

    Przechodzimy przez trudne i niejasne zgłoszenia, zanim Marta odbierze prawdziwego mieszkańca.

Usłysz, jak Marta przyjmuje zgłoszenie.

Zadzwoń lub poproś o telefon. To demonstracja sposobu działania, a nie procedura zarządcy. Procedury ustalamy indywidualnie podczas wdrożenia.

Zadzwoń do Marty

Na start

Co zarządca przygotowuje.

  • Lista budynków i adresów
  • Rodzaje zgłoszeń i ich waga
  • Kto odbiera zgłoszenia i kiedy
  • Komunikaty dla spraw pilnych

Niczego nie musisz mieć w idealnej formie. Pomożemy ułożyć procedury.

Zobacz też

Pokrewne tematy

Demo na żywo

Nie czytaj o Marcie. Zadzwoń do niej.

Zadzwoń jak zwykły klient. Zapytaj o usługę, cenę albo poproś o pomoc.

Zadzwoń do Marty

Podaj numer, a Marta zadzwoni do Ciebie.

Marta oddzwoni i pokaże, jak działa HejMarta.

Marta zadzwoni na podany numer, aby zaprezentować działanie HejMarta. Podaj własny numer lub numer, do którego masz uprawnienie. Rozmowa jest nagrywana. Numer nie będzie wykorzystywany do niezamówionych działań marketingowych. Polityka prywatności

Podczas rozmowy poznasz sposób działania Marty. Scenariusze dla Twojej firmy przygotujemy indywidualnie podczas wdrożenia.

FAQ

Pytania zarządców i administratorów

Czy Marta zastąpi pogotowie techniczne?
Nie. Marta przyjmuje zgłoszenia i przekazuje je według Twoich procedur. Nie interweniuje i nie gwarantuje czasu reakcji.
Skąd Marta wie, że sprawa jest pilna?
Z listy, którą z Tobą ustalimy. Marta nie ocenia zagrożenia własnym osądem, tylko rozpoznaje sytuacje opisane w procedurze.
Czy mieszkaniec dostanie potwierdzenie zgłoszenia?
To zależy od uzgodnień. Marta może powiedzieć, że zgłoszenie przyjęto, ale konkretne potwierdzenia wymagają osobnej konfiguracji.
Czy Marta zna moje budynki i lokale?
Zna tylko to, co jej udostępnisz. Zbiera adres od dzwoniącego, a baza lokali nie jest zakładana z góry.
Jak to się różni od asystenta dla biura nieruchomości?
Biuro rozmawia z kupującymi o ofertach, a zarządca z mieszkańcami o bieżących sprawach budynku. To inne pytania i inne procedury.
Ile kosztuje wdrożenie u zarządcy nieruchomości?
Zależy od liczby budynków, rodzajów zgłoszeń i sposobu przekazywania spraw. Indywidualną propozycję przygotowujemy po rozmowie.

Mieszkańcy dzwonią. Zgłoszenia trafiają do właściwych rąk.

Zadzwoń do Marty

Opisz nam, jak zarządzasz zgłoszeniami, a zaproponujemy zakres wdrożenia.

Zapytaj o indywidualne wdrożenie
Zadzwoń do Marty