Pięć etapów rezerwacji
- Pobranie wolnych terminów z systemu dla właściwej usługi i okresu.
- Przedstawienie ich dzwoniącemu w czytelnej, lokalnej formie.
- Wybór terminu i zebranie niezbędnych danych kontaktowych.
- Utworzenie rezerwacji w systemie, który może ją przyjąć lub odrzucić.
- Potwierdzenie dzwoniącemu, ale tylko wtedy, gdy system potwierdził sukces.
Pułapka stref czasowych
Systemy rezerwacji często zwracają godziny w uniwersalnym czasie UTC. Jeśli asystent odczyta je wprost, powie „dziewiąta”, gdy w Polsce jest dziesiąta lub jedenasta. Wygląda to poprawnie, dopóki ktoś nie przyjdzie o złej porze.
Z naszego doświadczenia
W demo HejMarta godziny z Cal.com przeliczamy na czas lokalny po stronie serwera, a asystent dostaje gotowy opis terminu. Dokładny moment rezerwacji przekazywany jest systemowi w niezmienionej postaci. Dzięki temu asystent nie musi niczego liczyć w trakcie rozmowy.
Gdy coś pójdzie nie tak
| Sytuacja | Dobre zachowanie | Złe zachowanie |
|---|---|---|
| Termin został zajęty w międzyczasie | Informuje i proponuje inny | Potwierdza zajęty termin |
| System rezerwacji nie odpowiada | Uczciwie mówi o problemie i zbiera prośbę o kontakt | Zapewnia, że termin jest zapisany |
| Dzwoniący zmienia zdanie w połowie | Wraca do wyboru terminu | Tworzy rezerwację z poprzednich danych |
| Brak wolnych terminów | Mówi o tym wprost i oferuje alternatywę | Zmyśla termin |
Termin został zajęty w międzyczasie
- Dobre zachowanie
- Informuje i proponuje inny
- Złe zachowanie
- Potwierdza zajęty termin
System rezerwacji nie odpowiada
- Dobre zachowanie
- Uczciwie mówi o problemie i zbiera prośbę o kontakt
- Złe zachowanie
- Zapewnia, że termin jest zapisany
Dzwoniący zmienia zdanie w połowie
- Dobre zachowanie
- Wraca do wyboru terminu
- Złe zachowanie
- Tworzy rezerwację z poprzednich danych
Brak wolnych terminów
- Dobre zachowanie
- Mówi o tym wprost i oferuje alternatywę
- Złe zachowanie
- Zmyśla termin
Typowe ograniczenia
- Nie każdy system udostępnia dostęp do wolnych terminów w sposób, z którego asystent może skorzystać.
- Zmiana lub odwołanie istniejącej wizyty wymaga innych uprawnień niż utworzenie nowej.
- Systemy rezerwacji z własną aplikacją klienta mogą nie mieć otwartego interfejsu. W takim przypadku asystent może najwyżej pokierować klienta do rezerwacji online.
- Reguły usług, czasy przerw i różne zasoby wymagają starannej konfiguracji.
Co sprawdzić przed uruchomieniem
- Czy system pozwala pobierać wolne terminy i tworzyć rezerwacje spoza własnej aplikacji.
- W jakiej strefie czasowej zwracane są godziny i kto je przelicza.
- Co system odpowiada, gdy termin jest zajęty.
- Czy asystent potwierdza dopiero po sukcesie systemu.
- Kto dostaje powiadomienie o nowej rezerwacji.
- Jak wygląda test z kilkoma rezerwacjami w tym samym czasie.
Pokaż nam swój system rezerwacji.
Napisz, z czego korzystasz. Ocenimy, co da się połączyć, i powiemy wprost, czego nie da się obiecać.