Dla biur rachunkowych
Asystent telefoniczny AI dla biura rachunkowego
Księgowa pracuje nad deklaracją, a telefon dzwoni z pytaniem o dokumenty. Marta odbiera, przyjmuje sprawę i kieruje ją do właściwej osoby, nie udzielając porad podatkowych.
Księgowe księgują. Marta odbiera telefony i kieruje je dalej.
Podczas rozmowy poznasz sposób działania Marty. Scenariusze dla Twojej firmy przygotujemy indywidualnie podczas wdrożenia.
Telefon w biurze
Pytania o dokumenty przerywają pracę wymagającą skupienia.
Księgowanie i rozliczenia wymagają ciszy i koncentracji, a telefon dzwoni szczególnie często przy terminach rozliczeń. Wiele rozmów dotyczy spraw organizacyjnych, które nie wymagają wiedzy księgowej, ale i tak przerywają pracę.
- Klient pyta, kiedy dostarczyć dokumenty za miesiąc.
- Nowa firma pyta o ofertę i zakres obsługi.
- Ktoś szuka konkretnej księgowej, a ta jest u klienta.
- Telefon przychodzi przed otwarciem biura.
Wystarczy, że ktoś przyjmie pytanie, rozpozna, do kogo należy, i zapisze, jak wrócić do klienta.
Co pytają klienci
Typowe pytania organizacyjne.
Marta odpowiada tylko tym, co biuro zatwierdzi, i nie wypowiada się w sprawach podatkowych.
- Do kiedy mam dostarczyć faktury za ten miesiąc?
- Czy mogę przynieść dokumenty do biura w piątek?
- Jak najlepiej przesłać dokumenty?
- Chcę założyć działalność. Czy prowadzicie takie firmy?
- Czy mogę rozmawiać z moją księgową?
Pytania o sposób rozliczenia, podatki i konkretne przepisy mają trafiać do księgowej, a zasadę sprawdzamy w testach.
Zgłoszenie
Co Marta zapisuje, zanim oddzwoni księgowa.
Zakres pytań ustalamy z biurem. Przykładowy komplet:
Kim jest dzwoniący
- Obecny klient czy nowa firma
- Nazwa firmy
- Do której osoby w biurze dzwoni
O co chodzi
- Dokumenty, termin lub umowa
- Pytanie o ofertę
- Prośba o kontakt w konkretnej sprawie
Jak wrócić
- Imię i numer
- Preferowane godziny kontaktu
- Informacja, czy sprawa jest pilna według dzwoniącego
Marta nie wypytuje o dane finansowe ani podatkowe i nie ma wglądu w dokumenty klientów.
Kierowanie
Do właściwej osoby zamiast do pierwszej wolnej.
Zasady kierowania ustalamy z biurem, na przykład według podziału klientów między księgowe.
Obecny klient
- Klient dzwoni
- Marta ustala firmę i księgową
- Zapis dla właściwej osoby
Nowa firma
- Dzwoni zainteresowany ofertą
- Marta zbiera informacje o firmie
- Zapis dla osoby od nowych klientów
Kierowanie opiera się na liście, którą dostarczy biuro. Marta nie zna klientów bez takiej listy.
Granice
Czego Marta w biurze rachunkowym nie robi.
Marta robi
- Odbiera telefon i przyjmuje sprawę
- Podaje zatwierdzone informacje organizacyjne
- Zapisuje prośbę o kontakt z właściwą osobą
- Informuje, że księgowa oddzwoni
Zostaje u księgowych
- Porady podatkowe i księgowe
- Dostęp do dokumentów i danych klientów
- Potwierdzenie, że dokument dotarł lub został zaksięgowany
- Podawanie terminów ustawowych, jeśli biuro ich nie zatwierdziło
Nie zakładamy połączenia z programem księgowym biura. Oceniamy je dla konkretnego narzędzia.
Wdrożenie
Biuro opowiada o swoim obiegu dokumentów, a my układamy rozmowy.
Nie przygotowujesz żadnej konfiguracji. Webfast Studio spisuje zasady kierowania i organizacji, a Ty je zatwierdzasz.
Poznajemy obieg w biurze
Kto prowadzi których klientów i jak klienci przekazują dokumenty.
Ustalamy, co Marta mówi
Informacje organizacyjne i sprawy, które idą do księgowej.
Testujemy rozmowy
Pytania o dokumenty, o ofertę i takie, na które Marta nie powinna odpowiadać.
Dla kogo
Dla biur, w których dzwoni więcej klientów, niż można odebrać.
- Biura obsługujące kilkudziesięciu klientów
- Biura z jedną lub dwiema księgowymi
- Biura pracujące w okresach wzmożonych rozliczeń
- Biura, które chcą porządkować zapytania nowych firm
Zadzwoń jak klient pytający o przekazanie dokumentów.
Zadzwoń lub poproś o telefon. To demonstracja sposobu działania Marty, a nie scenariusz biura rachunkowego. Przygotowujemy go indywidualnie podczas wdrożenia.
Zobacz też
Pokrewne tematy
- Przekierowanie połączeńJak podłączyć numer firmowy do Marty i co sprawdzamy w Waszej telefonii, wyjaśnione po ludzku.
- Nieodebrane połączeniaGdy zespół nie może podnieść słuchawki w ciągu dnia, Marta odbiera za Was i po konfiguracji zbiera, czego potrzebuje klient.
- Kiedy recepcjonistka AI nie powinna odpowiadać samaSytuacje, w których asystent ma oddać rozmowę człowiekowi, i jak zaprojektować takie przekazanie.
- Wdrożenie recepcjonistki AIJak wygląda wdrożenie Marty: co robimy my, co zostaje po Twojej stronie i co jest już sprawdzone w demo.
Demo na żywo
Nie czytaj o Marcie. Zadzwoń do niej.Najlepsze demo? Porozmawiaj z Martą.
Zadzwoń jak zwykły klient. Zapytaj o usługę, cenę albo poproś o pomoc.Wpisz swój numer. Marta zadzwoni do Ciebie i pokaże Ci, jak rozmawia z klientami.
Podaj numer, a Marta zadzwoni do Ciebie.
Podczas rozmowy poznasz sposób działania Marty. Scenariusze dla Twojej firmy przygotujemy indywidualnie podczas wdrożenia.
FAQ
Pytania właścicieli biur rachunkowych
- Czy Marta odpowie na pytanie podatkowe?
- Nie. Takie pytania przekazuje księgowej. Marta nie udziela porad podatkowych ani księgowych.
- Czy Marta widzi dane moich klientów?
- Nie. Nie ma dostępu do dokumentów ani danych finansowych. Zna tylko listę kierowania, którą jej udostępnisz.
- Czy potwierdzi klientowi, że dokumenty dotarły?
- Nie. Takiego potwierdzenia nie może wydać bez dostępu do Waszego obiegu dokumentów. Zapisze pytanie dla księgowej.
- Czy podaje terminy rozliczeń?
- Tylko takie, które biuro zatwierdzi do podawania. Domyślnie nie wypowiada się o terminach ustawowych.
- Czy Marta przyjmie zapytanie nowej firmy o ofertę?
- Tak, zbierze podstawowe informacje o firmie i przekaże osobie od nowych klientów. Wyceny nie przygotowuje.
- Ile kosztuje wdrożenie dla biura rachunkowego?
- Wycena jest indywidualna i zależy od liczby klientów, zasad kierowania i zakresu rozmów. Przygotujemy ją po rozmowie z biurem.
Księgowe pracują nad rozliczeniami. Telefon jest odebrany.
Opisz biuro, a przygotujemy indywidualną propozycję.
Zapytaj o indywidualne wdrożenie