RODO a asystent telefoniczny AI

Kto jest kim

RODO rozróżnia administratora, który decyduje o celach i sposobach przetwarzania, oraz podmiot przetwarzający, który działa na jego polecenie. Firma, która uruchamia asystenta do obsługi własnych klientów, zwykle jest administratorem. Dostawca technologii i telefonii jest wtedy procesorem albo jego podwykonawcą.

Art. 28 RODO wymaga, by współpraca z procesorem opierała się na umowie lub innym instrumencie prawnym. Musi on określać między innymi przedmiot i czas przetwarzania, rodzaj danych, to, że procesor działa na udokumentowane polecenie administratora, zasady korzystania z podwykonawców oraz usunięcie lub zwrot danych po zakończeniu usługi.

Jakie dane powstają w rozmowie

• Numer telefonu dzwoniącego.
• Głos i treść rozmowy, jeśli jest nagrywana lub zapisywana.
• To, co dzwoniący sam powie: imię, dane kontaktowe, opis sprawy.
• Dane techniczne połączenia i ewentualne podsumowanie rozmowy.

Dla każdego z nich zastanów się, po co go przechowujesz i jak długo. Zasada ograniczenia przechowywania z art. 5 ust. 1 lit. e RODO oznacza, że dane nie powinny leżeć dłużej, niż potrzeba do celu.

Co powiedzieć dzwoniącemu

Są tu dwie warstwy. Pierwsza to obowiązek informacyjny z art. 13 RODO: kto przetwarza dane, w jakim celu, na jakiej podstawie, jak długo i komu je udostępnia. W rozmowie telefonicznej zwykle mówi się krótko, a pełne informacje podaje na stronie lub w polityce prywatności.

Druga to informacja, że rozmawia się z systemem AI. Art. 50 ust. 1 rozporządzenia o sztucznej inteligencji (AI Act, rozporządzenie (UE) 2024/1689) zobowiązuje dostawców, by systemy przeznaczone do bezpośredniej interakcji z osobami fizycznymi były zaprojektowane tak, aby te osoby wiedziały, że rozmawiają z AI, chyba że jest to oczywiste z okoliczności. Zgodnie z art. 113 rozporządzenie stosuje się co do zasady od 2 sierpnia 2026 r., a art. 50 nie należy do wyjątków z późniejszą datą.

Rozporządzenie zmieniające (UE) 2026/1744 z 8 lipca 2026 r. przesunęło terminy dla systemów wysokiego ryzyka i dało dostawcom systemów wprowadzonych do obrotu przed 2 sierpnia 2026 r. czas do 2 grudnia 2026 r. na oznaczanie treści generowanych (art. 50 ust. 2), ale nie zmieniło art. 50 ust. 1. Obowiązek z ust. 1 spoczywa na dostawcy systemu. Jako firma, która go wdraża, upewnij się, że dostawca go spełnia, a Twoja rozmowa zaczyna się od informacji o AI.

Nagrywanie i podstawa prawna

Nie ma jednej odpowiedzi, jaka podstawa prawna pasuje do nagrywania rozmów: w praktyce spotyka się zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a) i uzasadniony interes administratora (lit. f). Wybór zależy od celu nagrywania i musi być przemyślany oraz opisany. Jeśli nagrywasz dla własnych celów, takich jak kontrola jakości, wybór podstawy i jej udokumentowanie to Twoja decyzja i odpowiedzialność.

Dlatego pytania do dostawcy brzmią: czy nagrywanie można wyłączyć, jak długo przechowywane są nagrania i transkrypcje, czy dotyczy to także starszych rozmów po zmianie ustawień.

Pytania do dostawcy asystenta

Gdzie szukać naszych zasad

Sposób, w jaki HejMarta przetwarza dane w demo na stronie, opisuje nasza polityka prywatności. Opisane tam zasady dotyczą publicznego dema. Zasady dla konkretnego wdrożenia ustalamy w umowie i w propozycji.